IT-Beratung in Ulm und Umgebung für Betriebe ohne IT-Abteilung
Ich übernehme die IT-Themen, die in kleinen Betrieben liegen bleiben, weil niemand dafür zuständig ist: vom Server und Netzwerk über Microsoft 365 und E-Mail bis zur Frage, wie sich Ihr Betrieb digital aufstellt. In Ulm und Umgebung komme ich dafür auch vorbei.
Server und Netzwerk einrichten
Liegen Dateien verstreut auf einzelnen Rechnern, lohnt sich ein gemeinsamer Speicherort im Betrieb. Ich richte Server und Netzwerk so ein, dass sie im Alltag zuverlässig laufen:
- Netzwerkspeicher (NAS) oder Windows-Server für gemeinsame Dateien einrichten
- Das Netzwerk im Betrieb aufbauen und ordnen, vom Router bis zu den Arbeitsplätzen
- WLAN einrichten, das in allen Räumen zuverlässig funktioniert
- Firewall und Router so konfigurieren, dass von außen nur erreichbar ist, was erreichbar sein soll
Welche Lösung passt, hängt von der Größe Ihres Betriebs ab. Für ein kleines Büro reicht oft ein Netzwerkspeicher, bei mehreren Arbeitsplätzen und eigener Branchensoftware kann ein Server sinnvoll sein. Das klären wir vorher gemeinsam.
Microsoft 365 einrichten
Oft wird Microsoft 365 nur für Outlook genutzt, oder die Lizenzen sind gekauft und nie fertig eingerichtet. Ich richte es so ein, dass es im Alltag funktioniert:
- Ihre Domain mit Microsoft 365 verbinden, damit E-Mails unter Ihrer eigenen Adresse laufen
- Postfächer für Mitarbeiter anlegen, auf Wunsch auch gemeinsame Adressen wie info@
- Teams einrichten, damit Dateien und Absprachen nicht als E-Mail-Anhang hin- und hergehen
- Benutzer und Lizenzen anlegen und die Anmeldung mit zweitem Faktor einrichten, also zusätzlich zum Passwort eine Bestätigung per Handy-App
- Outlook auf Rechnern und Smartphones verbinden
- Auf Wunsch vorhandene E-Mails aus dem alten Postfach übernehmen
Welche Lizenz passt, klären wir vorher. Lizenzen verkaufe ich nicht: Sie laufen auf Ihr Unternehmen, ich richte sie ein und zeige Ihnen und Ihren Mitarbeitern, wie alles funktioniert.
E-Mails, die nicht im Spam landen
Landen Ihre Angebote beim Kunden im Spam-Ordner, liegt das häufig an fehlenden oder falschen Einträgen in den Einstellungen Ihrer Domain:
- Ihre E-Mailwird im Namen Ihrer Domain verschickt
- SPFDarf dieser Server für die Domain senden?
- DKIMStimmt die Signatur, ist die E-Mail unverändert?
- DMARCWas passiert, wenn eine Prüfung scheitert?
- ErgebnisPosteingangSpam oder abgewiesen
Google-Unternehmensprofil einrichten und pflegen
Das Google-Unternehmensprofil ist der Eintrag mit Öffnungszeiten, Fotos, Bewertungen und Route, der bei einer Google-Suche nach Ihrem Betrieb neben oder, auf dem Smartphone, über den Ergebnissen erscheint, ebenso in Google Maps. Das Profil selbst kostet nichts. Ich übernehme die Einrichtung:
- Profil neu anlegen oder ein vorhandenes übernehmen, etwa wenn ein früherer Mitarbeiter es eingerichtet hat
- Die Bestätigung durch Google begleiten, auf dem Weg, den Google vorgibt
- Passende Kategorien, Leistungen und Öffnungszeiten eintragen, auch Sonderzeiten an Feiertagen
- Fotos auswählen und hochladen
- Name, Adresse und Telefonnummer in Profil, Website und anderen Verzeichnissen einheitlich halten
Ein Profil ist die Voraussetzung dafür, bei Suchen wie „Schreiner Ulm“ im Kartenbereich aufzutauchen. Vollständige und gepflegte Angaben verbessern laut Google die Chancen, dort angezeigt zu werden. Einen bestimmten Platz kann man allerdings nicht zusagen.
Domain und Hosting ordnen
Häufig liegt die Domain noch beim früheren Webdesigner, das Hosting bei einem anderen Anbieter, und die Zugangsdaten hat niemand so richtig. Ich trage zusammen, was wo liegt, und ziehe Domain und Hosting bei Bedarf um. Danach laufen alle Zugänge auf Ihren Namen. Soll ich mich anschließend dauerhaft darum kümmern, geht das über Pflege und Hosting.
Digitalisierungsstrategie
Wenn Sie nicht wissen, wo Sie anfangen sollen, beginnt die Beratung mit einer Bestandsaufnahme: Welche Programme und Geräte nutzen Sie, wo liegen die Zugangsdaten, gibt es eine Datensicherung, wer kann im Notfall die Domain verwalten? Daraus schreibe ich Ihnen eine Analyse mit Empfehlungen, sortiert nach Dringlichkeit. Diese Prioritätenliste zeigt auch, was Sie selbst erledigen können.
Darauf aufbauend legen wir fest, welche Abläufe sich digitalisieren lassen, etwa Terminvergabe, Angebote oder die Ablage von Dokumenten, und welche Software dafür passt. Umgestellt wird danach Schritt für Schritt in der Reihenfolge der Liste.
Hilfe vor Ort in der Region
Manches geht am PC schneller als am Telefon, etwa Outlook neu einrichten oder das neue Postfach auf dem Diensthandy verbinden. Dafür komme ich nach Terminabsprache zu Ihnen, in Ulm und Umgebung. Alles andere erledige ich per Telefon oder Videocall. So betreue ich auch Betriebe außerhalb der Region.
Ablauf der Zusammenarbeit
Erstgespräch
Wir klären, wo es hakt oder wie Ihr Digitalisierungsstand im Moment ist.
Angebot oder Analyse
Für klar umrissene Aufgaben wie die Einrichtung von Microsoft 365 bekommen Sie ein Angebot. Ist der Bedarf noch offen, folgt eine Bestandsaufnahme mit Prioritätenliste.
Umsetzung
Per Videocall oder vor Ort, zu vereinbarten Terminen.
Übergabe
Sie bekommen eine kurze schriftliche Übersicht, was eingerichtet wurde und wo die Zugänge liegen.
Was die Einrichtung kostet
Den Preis nenne ich auf Anfrage. Er hängt vor allem davon ab, wie viele Benutzer und Geräte eingerichtet werden, ob alte E-Mails übernommen werden, wie oft ich vor Ort sein muss und wie umfangreich die Bestandsaufnahme ist.
Lizenzgebühren, etwa für Microsoft 365, zahlen Sie direkt an den Anbieter.
Häufige Fragen zur IT-Beratung
Das Google-Unternehmensprofil ist doch kostenlos. Wofür bezahle ich dann?
Für die Arbeit: Profil anlegen, die Bestätigung durch Google begleiten, Kategorien, Leistungen, Öffnungszeiten und Fotos vollständig eintragen und alles mit Ihrer Website abstimmen, sowie auch die laufende Pflege.
Kann jedes Unternehmen ein Google-Unternehmensprofil bekommen?
Nein. Google lässt Profile nur für Betriebe zu, die persönlichen Kontakt zu ihren Kunden haben, entweder an einer Adresse, die Kunden besuchen können, oder bei den Kunden vor Ort. Reine Online-Unternehmen ohne solchen Kontakt sind ausgeschlossen. Ob Ihr Betrieb die Voraussetzungen erfüllt, prüfen wir im Erstgespräch anhand der Google-Richtlinien.
Warum landen meine E-Mails im Spam-Ordner?
Häufig fehlen die Einträge SPF, DKIM und DMARC, oder sie sind falsch gesetzt, etwa nach einem Wechsel des E-Mail-Anbieters. Der empfangende Server kann dann nicht prüfen, ob die E-Mail wirklich von Ihrer Domain stammt, und sortiert sie vorsichtshalber aus. Auch mit korrekten Einträgen spielen Inhalt und Ruf des Absenders eine Rolle, die Einträge sind aber die Voraussetzung.
Muss ich als kleiner Betrieb SPF, DKIM und DMARC einrichten?
Für E-Mails an Gmail-Adressen verlangt Google seit Februar 2024 von allen Absendern mindestens SPF oder DKIM, von Absendern großer Mengen alle drei Verfahren. Auch wenn Sie nur wenige E-Mails verschicken, ist es sinnvoll, alle drei einzurichten. Technisch sind es wenige Einträge in den DNS-Einstellungen Ihrer Domain. Aufwendiger wird es, wenn mehrere Dienste in Ihrem Namen E-Mails verschicken, etwa ein Newsletter-Programm und die Buchhaltungssoftware.
Was unterscheidet Sie von einem IT-Systemhaus oder größeren IT-Dienstleister?
Ein Systemhaus betreut mit einem Team viele Arbeitsplätze, oft mit Notdienst und Wartungsverträgen. Ich bin eine Person und übernehme abgegrenzte Aufgaben für kleine Betriebe, vom Server über Microsoft 365 bis zur Digitalisierungsstrategie. Sie sprechen dabei immer mit mir – einem Ansprechpartner für alle IT-Angelegenheiten.
Wie schnell helfen Sie bei akuten IT-Problemen?
Einen Notdienst biete ich nicht an. Hängt Ihr Betrieb so stark an der IT, dass Ausfälle sofort behoben werden müssen, brauchen Sie zusätzlich einen Dienstleister mit Bereitschaft. Da bin ich vollkommen transparent. Bei der Auswahl oder Koordination kann ich Sie unterstützen. Für planbare Aufgaben rund um Digitalisierungsstrategie, E-Mail, Domain, Microsoft 365 und Website bin ich für Sie da.
Mit einer Bestandsaufnahme anfangen
Im kostenlosen Erstgespräch schauen wir uns Ihre Ausgangslage an und ermitteln, welche IT-Dienste für Ihren Betrieb sinnvoll sind.
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